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○
津上仁志 委員長 では次に、(2)料金後納郵便料の
支払い手続き遅延の
発生について、
理事者の
説明を願います。
◎松岡
保育認定・
調整課長 私から、料金後納郵便料の
支払い手続き遅延の
発生について御
説明いたします。
1
事故の概要でございます。
保育認定・調整課入園担当では、保護者等へ発送する郵便物の郵便料金を後納払いとしておりますが、令和四年三月分請求書を四月十二日に相手方の日本郵便株式会社より受領し、四月二十八日の支払い期限までに支払うこととなっていたところ、担当職員が支払い手続を行っていなかったことが五月十日に判明いたしました。
2の事後の対応でございます。
事故判明後、令和四年三月分請求額二十九万百四十六円について、五月十日に区で支払い手続を行い、五月十三日に相手方への支払いを完了いたしました。内国郵便約款では、支払い期限日を経過しても支払いを完了していない場合は、支払い期限日の翌日から支払いの日の前日までの日数について、年一四・五%の割合で計算して得た額を遅延利息として支払うことになっており、規定に基づき、四月二十九日から五月十二日までの十四日間について、遅延損害金千六百十三円の支払いが
発生する予定でございます。
3
事故発生の
原因でございます。
事故発生の
報告を受け、担当及び担当係長より
原因について聴取したところ、年度の変わり目に当たり、四月一日付で担当者の変更を行っておりましたが、前担当者から新担当者への本業務の引継ぎが行われていなかったことが主な
原因でございます。
4今後の
再発防止についてでございます。担当職員に対しましては、本件のように、事務の遅延に伴い延滞損害金が生じるなど、金銭会計処理におけるミスの影響を認識し、今後適正な事務処理を行うよう指導いたしました。また、同様なケースが生じないよう、係内にて定例支払い業務の支払い
状況チェックリストを作成し、担当職員及び担当係長で進行管理を徹底するとともに、支払い期限日の備忘として、事務用パソコンのアウトルックの予定
表示機能の活用や、定例会議にて課長または係長による支払い
状況の確認などを実施し、
再発防止に取り組んでまいります。
さらに、今回の件を踏まえまして、課内職員全員に対し、事務処理に当たっては、各種規程や契約などに基づき適正に行うよう注意喚起をし、チェックリスト作成や定例会議における確認など、
事故発生防止体制の構築を指示したところです。
御
説明は以上でございますが、事務処理の進行管理が徹底されておらず、このような事態を招いてしまい、また相手方に御迷惑をかけましたことをおわび申し上げます。誠に申し訳ございませんでした。
○
津上仁志 委員長 ただいまの
説明に対し御質疑がありましたら、どうぞ。
◆菅沼つとむ
委員 これは、福祉のほうでも年間で何件かいつもミスが出てくるんだけれども、人間はミスするんだけれども、庁内のチェック体制だとかはどうなっているの。パソコン、間違えて振り込んじゃったとか、金を払ちゃったとか、様々なやつがずっと出てきているじゃない。これは、ミスしたから今度はしませんよだけでミスはなくなるの。
◎中村 副区長 本件に限らず、事務ミスというのが年間に複数件起こっていること、これはとても重く受け止めなきゃいけないと思います。ただ、一つ一つの事務のやり方が個別になっていまして、
再発防止の方策も個別の対策を取っているところです。ただ、本件もそうですけれども、こういった事例があったということは、総務では事例をためて、事務ミスを防止する蓄積をするとともに、少なくとも領域内ではこういう
事故があったので注意するようにというのは、定期的に周知をして、注意喚起は引き続きしていきたいと思っています。
◆菅沼つとむ
委員 今、地方で四千何百万円振り込んじゃったというやつもあるけれども、これも本当に人為的ミス、最近なんか気のせいか、やっぱりミスが多いよね。昔はこういうミスがもっと少なかった感じがしているよ。二重にも三重にもチェックをしてやっていたのが、分散化していろんなことを責任持ってやる、合理化でなるというのは分かるけれども、こういう単純なミスは、やっぱりすぐ庁内でチェックできるようなこと、人間関係がきちんとできているのか、その辺というのはどうなのか。初心者も含めて、ベテランも含めて、全体的なバランスはどうなのか。やっぱりその辺は考えないと、新人がミスっただけじゃなくて、新人だからミスもあり得るよと。要するに人間がやることなんだから、ミスはあるんだと。それを庁内でどういうふうにチェックするんだという体制が本当にできていないと、また同じことで、副区長が申し訳ないって謝るようなことになるんじゃないかというふうに思うんですけれども。その辺のところは、無理か。
◎中村 副区長 御指摘の
部分はありまして、昔はといいますか、前は庶務担当の部署に長くいる人がいて、その人がしっかり見て、ちょっと強面で口うるさくて、でも課内をしっかり見ていたと。きちんとなっているかというのを押さえていたような人が必ずいたように思います。それが人事異動を大分やるようになったり、庶務部門を、あまりそういう重鎮を置かなくなったり、機械が取って代わったりというので、大分職場のそういう雰囲気は変わってきたと思います。
なので、新しい形で、今回もそうですけれども、備忘録的に、この時期にこれをやんなきゃいけないと機械で注意喚起ができるとか、そういうのもやりながらですけれども、チェック体制というのは全庁に通底するようなところはどうにか見いだしていきたいと思っています。その上で、仕事のやり方はいろんなタイプがありますんで、それに応じたチェックはやっていきたいというふうに思います。
いずれにしても、今、電算で使いますと、一つのミスが何千件の通知のミスにつながったり、とても大きなことにもなりかねないので、かつてよりも、むしろ本来はチェック体制を、人に頼らない方法も含めて構築していかなきゃならないというふうに思っています。どうにか定期的にミスがあるこの
状況を打開していきたいとは思っています。
◆
佐藤美樹 委員 今回って、引継ぎのタイミングで、引継ぎの漏れというか、引き継いだんだけれども新しい人がしなかったのか、ちょっと分かりませんけれども、引継ぎのタイミングだったというのが一つの要因だというふうに書かれているわけですけれども、引継ぎ、よくあるのが、やっぱり新旧の交代のところというのはどうしても事務ミスが起こりやすいので、引継ぎする内容を上長が把握をしていて、引継ぎした内容について、上長も一緒に新しい担当がちゃんとそれができているかを見るというような、そういう四月の過ごし方みたいなのをやっている、そういう業務プロセス、そういうのが、いわゆる引継ぎの割と初歩的なやり方としてあると思うんですけれども、その辺はどうだったんですか。
◎松岡
保育認定・
調整課長 今回の件に関しましては、旧担当者から新担当者への引継ぎがまず漏れていたということでございます。この件だけが漏れていたと聴取したときには聞きました。
引継ぎの際に、担当係長が同席していたかといいますと、同席はしていなかったという
状況でございます。
◆
佐藤美樹 委員 そもそも引継ぎする内容が漏れていたんだと、今言った引継ぎ内容を一個上の人が把握しても、もともとが漏れていると漏れちゃうので、そこはちょっとリスクヘッジにはならないんですけれども、ただ、後者で言われていたような、引継ぎ内容を把握するところもしていなかったっていうところは、今後、やっぱり特に三月、四月のところについてはやられたほうがいいんじゃないかなというふうに思います。意見です。
◆
大庭正明 委員 役所の仕事というか、そういう仕事というのは、面倒くさい仕事をやるのが役所の仕事というような定義づけをしていいかどうか分かりませんけれども、面倒くさくない仕事を行政がやるという話は聞かないと思うんですね。非常に面倒な、複雑とは言わないけれども、はしょれないことをちゃんとやっていくというのが、公務員の姿、今それが正しいかどうか分かりませんけれども、これが公務員の一般区民が考えている一つの仕事の姿だと思うんですね。丹念にやる、丁寧にやる、しつこくやるというか、そこまでもやるのかというぐらいのチェックをすることによって、間違いはないよねということが、役所に対する信頼性というものだと思うんですね。
もちろんそれは人間ですからミスはある。ですけれども、組織としてヒューマンエラーを防止する、組織としては実害が表面化しないで防げるという形で組織がそこにあるんだろうと思うんですね。一人親方で全部やっている仕事じゃありませんから、一人で責任を負うということではなくて、組織で責任を分担するんだということだと思うんです。
そういう考え方を持っているかどうか分かりませんけれども、先日、人事課に問い合せてみると、
世田谷区の正規職員五千人以上のうち、計算してみると、約四割が三十五歳以下ということなんですね。半分近くが三十五歳以下だということで、逆に言うと中堅のベテランがどんどん今抜けているというか、辞めている
状況があって、つまり役所って、我々は十年前も、二十年前も、三十年前も同じようなイメージを持ちがちですけれども、当然そこの人員構成は変わってきていて、やっぱり先ほど副区長が言われたように、ベテランとかそういうことが抜けていて、それを補充できるほどの人材が育っているかというと、なかなかその辺も難しいと。
今回の事例も、年度末、年度始めの境で起きたことですし、やっぱり人事も、これは予算で言いましたけれども、人事の問題もやっぱりちょっと腰を据えて考えないと、
保育部ですか、二年前にも土地の代金を何千万円というのを払い忘れたということがあったばかりで、そのときの組織構成と今の組織構成が人事で変わっていたりすると、そのことを深刻に覚えている人というのがもう
保育部にいなかったりするかもしれないし、人事のことは覚えていませんから分かりませんけれども、その辺、個人の責任ということよりも、組織の責任として、さっき係長が同席していなかったとかというのを、じゃ、誰がチェックするのかというと、申し訳ないけれども、もう人工知能しかないんですよ。
要するに、ちゃんとそこに係長が立ち会ってチェックしていますかということを人工知能みたいなものが見て、それで
オーケーを下すというような形でしないと、我々が全部見ているわけにはいきませんから、申し訳ないけれども、機械にある程度仕事をチェックしてもらって、規則どおりにやっているのか。そういうふうにしなければ、今、本当にぽちっと何かを押すだけで何十万円のものが買える、個人の消費レベルで何十万円のものがぽちっとするだけで買えたりとか、何千円のものが何十個もぽちっとしたことで買えるみたいな、すごく便利な時代なんですよね。ボタン一つで全てがばあっと出てきて、ばあっと買えちゃう、それで翌日に届いちゃうみたいな、すごくスピード感のある時代なんで、それこそ組織内でも、一個間違っちゃうと、先ほど言われたようにそれがぱっと広がって、とてつもない事態にもなりかねないということなんで、やっぱり反省するよりも、教訓として生かしてもらいたいということなんですね。
だから、
保育部とか、この一課だけの問題じゃないと思うんです。先ほど言ったように、若い人たちがどんどん入ってくる、若い人たちがその手順を、申し訳ないけれども、年いった世代から見ると、手抜きをするのが一番、何て言うのかな、コピー・アンド・ペーストみたいな話で、簡単にやっちゃうというようなことが、日常的にやれるような世代という言い方は失礼かもしれないけれども、昔だったら書き写しながら、メモを取りながらいろいろと起案文書だとかそういうのは書いていたと思うんです。
十年ぐらい前の研修所の所長が言ったのを聞いたのは、最近の子は、若い職員はコピー・アンド・ペーストでいろんなものをぱんぱんぱんとつくりますよ、ちょっと困っているんですよねとかというのを研修所長から僕は聞いたことがありますので、やっぱりちょっとその辺は文化というか、やり方とか、それが古い世代の職員さんとは違うんだろうと思うんです。その辺のところをやっぱり見抜いて、コピペみたいな形ではなくて、自分で考えて、自分でチェックして、自分で確認してというような文化をもう一度復活させるというか、それができなかったら、さっき言った人工知能みたいなものに、全て規則どおりに人が集まってチェックしたかどうかということをチェックさせるような(「職員要らなくなっちゃう」と呼ぶ者あり)まあ、要らなくなっちゃうんですけれども、それはそういうことなんですけれども、そういうふうに頼らざるを得ないと思うんです。ミスが起きるよりかはそっちのほうがいいわけですから。
そういう意味からすれば、ちょっと反省して下を向いてばかりいてもしようがないんで、むしろその教訓として横に広げるというようなことを
保育部でしてもらいたいなと。これは要望として言っておきます。
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津上仁志 委員長 次に、(3)その他ですが何かございますか。
〔「なし」と呼ぶ者あり〕
○
津上仁志 委員長 以上で、1
報告事項の聴取を終わります。
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○
津上仁志 委員長 次に、2
協議事項に入ります。
(1)次回
委員会の開催についてですが、前回の
委員会で決定したとおり、五月二十六日木曜日正午から開催いたしますので、よろしくお願いいたします。
なお、同日の午前中、九時半から児童相談所の視察となりますので、よろしくお願いいたします。
以上で
協議事項を終わります。
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津上仁志 委員長 その他何かございますか。
〔「なし」と呼ぶ者あり〕
○
津上仁志 委員長 なければ、以上で本日の
福祉保健常任委員会を散会いたします。
午後三時四十三分散会
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署名
福祉保健常任委員会
委員長...